5 Maneiras de Comunicar a Mudança, sem Alarmar as Pessoas

Como dizer para as pessoas que o modo como elas ganhavam a vida não existe mais? De que maneira explicar que o que elas faziam deixou de funcionar? Comunicar a mudança e manter a equipe unida não é tarefa fácil, mas é possível, como vamos mostrar neste artigo.

Os impactos da transformação digital, reforçados pela crise econômico-sanitária,  têm sido colossais. Isso, tanto em quantidade como em profundidade. Assim como também têm sido avassaladores na velocidade com que geram novas  oportunidades e destróem impérios.

Por exemplo, a falta de inovação significou asfixia para gigantes como Kodak, Blockbuster e BlackBerry. 

Setores inteiros estão baqueados porque as pessoas mudaram os hábitos. Não tiramos fotografias como antes, não assistimos a filmes nem nos comunicamos mais da mesma forma, citando parcos exemplos. 

Isso quer dizer que o comportamento das pessoas é o agente da mudança. Mas, as empresas não se lembram disso quando pensam em inovação. 

Pelo contrário, elas concentram a atenção em melhoria de processos, lançando mão de ferramentas capazes de dar respostas rápidas e baixar custos. Contudo, deixam de ouvir as pessoas, falar sobre o papel delas no processo de mudança. 

Como resultado, máquinas com potencial subutilizado, colaboradores insatisfeitos e prejuízo na empresa.  

A cadeia produtiva é atingida como um todo. Se um erro de informação atrasa o pedido de matéria-prima a produção é paralisada, comprometendo prazos de entrega. 

O consumidor denuncia na Internet, manchando o nome da empresa. Esta situação exige novos gastos em comunicação, visando recuperar a imagem arranhada, interna e externamente. 

Se no início do processo a comunicação às pessoas é negligenciada, no final ela reaparece para cobrar a fatura, com valor bem mais amargo. 

Como Comunicar a Mudança e manter o time a bordo

Invariavelmente, as empresas passam por alterações. Podem ser de estrutura, de rotina, de cultura, como no caso de fusões, por exemplo. Entretanto, o processo de transformação pelo qual passamos nesta virada de década combina tudo isso ao mesmo tempo, e muito mais.

Na ruptura tecnológica, a dinâmica da mudança é radical, horizontal e verticalmente. Por consequência, o que antes funcionava perdeu validade, definitivamente.

Além disso, precisamos considerar que muitas pessoas são resistentes à mudança quando as entende como ameaça.

Sobreviver neste cenário pressupõe, então, saber como comunicar a mudança uma aproximação maior com as pessoas, agentes da transformação. Devemos ir para onde elas vão. Para isso, as empresas precisam inverter o paradigma da comunicação. 

Ou seja, fazer escuta ativa antes de falar. Interagir antes de agir. As pessoas não buscam imposição de soluções prontas, elas querem ser ouvidas, em suas inquietações.

Neste sentido, devemos elaborar uma nova estratégia de comunicação para atrair pessoas, fortalecer os laços para somar o grupo. De forma que cada um fortifique a posição do outro e, com efeito, a posição da empresa.

Comunicação transparente, com foco em pessoas

Comunicar exige planejamento estratégico e técnica dinâmica, não basta só falar. Aqui vão alguns aspectos do processo de comunicação que devem ser considerados para que se consiga alcançar este propósito.

1 – Crie Grupos de Planejamento

Em primeiro lugar, planejar é fundamental. Mas, fazer isso sozinho não funciona mais. Cada área da empresa pode ter grupos pensando em soluções conjuntas. 

Desarme tensões desnecessárias. Incentive que os integrantes deem nomes descontraídos. Conheço alguns como “Grupo X da Questão”, “Rádio CamPeão” ou “Fórum de Ordem”. Enfim, isso alivia a carga.

Depois disso, reúna as ações de mudança, monte o planejamento, avalie o ‘timing’ adequado para a comunicação e faça em etapas, para dar tempo das pessoas se acostumarem a elas.

2 – Comunique com previsibilidade

3 – Comunique trabalhando as objeções

Identifique as fontes de maior resistência à mudança e convide estas pessoas a participar do processo. Acima de tudo, é importante comunicar com clareza os pontos que são inegociáveis e os que não são.

Levante as principais objeções apontadas pelos colaboradores, promova alterações se puder. Caso contrário, faça comunicados específicos para reduzir os efeitos da resistência, reforçando contrapontos. 

4 – Comunique com transparência

Sem dúvida, a melhor arma contra rumores e “fake news” é uma equipe bem informada. Desde as primeiras discussões até a implementação das mudanças, comunique tudo de forma clara e transparente. 

Deixe todos cientes de cada etapa: o que e quando vai acontecer. Faça com que todos tenham acesso aos meios para esclarecimento de dúvidas. Em seguida, promova fóruns de discussão durante a execução.

Conflito é salutar e gerador de inovação. Entretanto, crie gatilhos para evitar ao máximo o confronto. Este sim é desagregador e fonte de fracasso.

5 – Comunique primeiro no Privado, depois no Público

Informar mudanças sobre rotinas e responsabilidades em público sem antes ter comunicado o pessoal envolvido diretamente é um dos erros mais comuns dos gestores. Isso constrange e impacta negativamente no processo de mudança. 

Por isso, converse primeiro com a pessoa, ou grupo de pessoas, no privado. Permita que elas dialoguem entre si e com os gestores, juntos e separadamente. Acolha as impressões positivas e negativas. 

Enriqueça a estratégia com as novas ideias que possam surgir e só depois comunique a todos da equipe. 

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Em resumo, todos nós sabemos que processos de mudança não são fáceis, principalmente os mais profundos, como o que estamos vivenciando atualmente. 

Por outro lado, uma comunicação transparente e focada em pessoas aumenta as chances de sucesso. E o mais importante, sem deixar ninguém para trás. 

Espero que este artigo possa ajudar você a atravessar este momento de mudanças tão radicais nas empresas. Gostaria de conversar mais sobre esta Estratégia de Comunicação Empresarial? Mande uma mensagem para a gente. Estamos à sua disposição.

E vamos em frente.

Marcos Pizano

Diretor Consultor – ACT4Growth